芦原温泉駅西口施設 アフレア
Page Top

施設予約

施設予約

2025/1/7(火)

貸し施設について

アフレアでは、200インチの大型ビジョンや音響装置を備えたアフレアホールと、
雨天時にも利用できる屋根付きのアフレア広場を貸し出しています。
ガラス戸を開放することで、ホールと広場の一体利用も可能です。
  • アフレアホールステージイベントが可能な広い屋内空間
    アフレアホール
    ステージイベントが可能な広い屋内空間
  • アフレア広場キッチンカーやオープンカフェの出店におすすめな屋根付き広場
    アフレア広場
    キッチンカーやオープンカフェの出店におすすめな屋根付き広場

利用料金表


ご利用の流れ

1. 施設の仮予約

利用希望日の1ヵ月前までに、アフレア窓口、お電話のいずれかから施設の仮予約をしてください。
利用希望日の1ヵ月前を過ぎての仮予約は受付ができませんのでご注意ください。
仮予約は、利用希望日の1年前の月の1日より受け付けております。

2. お打ち合わせ

  • イベント当日の1ヵ月前までに打合せをお願いします。
  • 設営・撤去を含めた当日のスケジュール案、会場図案をご持参ください。
  • 当日の入り時間、搬入・搬出の流れ、設営・撤去の流れ、イベント開催時の流れ等を確認します。
  • 備品借り入れをご希望の場合はご相談ください。
  • 打合せの内容によってはご希望に添えないこともございますので計画の変更も考慮の上ご検討ください。

3. 申請書提出

「利用許可申請書」をアフレア窓口、郵送、メールにてご提出ください。
利用料減免の対象の方は「利用料減免申請書」もご提出ください。
企画書、要項、スケジュール表、チラシ等イベントの内容がわかる書類を合わせてご提出ください。
申請書提出期限は、仮予約後1ヵ月以内です。
※申請書の提出がなく1ヵ月が経過しますと、仮予約が取消になる場合があります。

4. 施設予約確定

  • 申請書の受理後、内容を確認し「利用許可書」をお送りします。「利用許可書」の発行をもって予約の確定となります
  • 記載事項に確認・修正が必要な場合は、施設の担当者から連絡させていただき調整ができた時点で許可書の発行となります。
  • 「利用許可書」はイベント実施日等に提示を求める場合がありますので大切に保管してください。
  • 正式予約後に変更取消があった場合、キャンセル料が発生する場合がありますのでご注意ください。

5. 請求書の送付

請求書の送付・ご利用後10日以内に利用料金(施設利用料・附帯設備利用料)の請求書を送付いたします。
※施設利用申請者に請求します。基本的に例外はありません。

6. ご利用料金の精算

  • ご利用料金の精算・納入期限までに指定の口座に振り込みをお願いします。
  • 振込手数料はご負担ください。

予約内容変更・キャンセルについて

予約内容変更

  • 予約の許可を受けた内容を変更する場合は、「利用変更承認申請書」のご提出をお願いします。
  • 申請書受理後に内容を審査し、「利用変更(中止)承認書」を送付します。
  • 利用時間の延長、利用面積の拡張、貸出備品の追加などが発生した場合には、追加料金が発生します。

キャンセル

  • 予約確定後に利用を取り消す場合は、「利用中止承認申請書」をご提出ください。
  • 取り消した期日により、下記のとおりキャンセル料が発生します。ただし、利用者の責めに帰することのできない事由があると指定管理者が判断する場合は免除します。
取消の期日 キャンセル料金
利用日の60日〜31日前まで 利用料金の30%相当
利用日の30日〜15日前まで 利用料金の50%相当
利用日の14日〜前日まで 利用料金の80%相当
利用当日 利用料金の100%